Знати правила ділового листування і застосовувати їх на практиці — значить інвестувати у власний професійний імідж.
Звісно, ключове — це ввічливість і повага до співрозмовника. Але є ще дуже прості, проте надзвичайно важливі речі, яких варто дотримуватися у ділових повідомленнях. Це запорука взаєморозуміння і взаємоповаги, а отже — заощадженого часу й приємного партнерства.
1 — Пишіть у робочий час
Відправляти лист чи повідомлення, коли робочий день уже завершився, — табу. Поважайте особистий простір і час своїх працівників, колег і партнерів.
Б’ємося об заклад, що вам також не подобаються повідомлення в неробочий час. Чи завжди вам вдається не відкрити його і відкласти відповідь на завтра? 🙂
2 — Не використовуйте пошту для термінових запитань
Якщо у вас дуже термінове запитання і потрібна миттєва реакція, писати на електронну пошту — програшний варіант. Ніхто не перевіряє пошту кожну хвилину.
На лист від знайомої людини зазвичай заведено відповідати протягом доби, а від незнайомої — протягом тижня.
3 — Формуйте чітку тему листа
По-перше, в листі обов’язково має бути тема. По-друге, вона має бути короткою і по суті. Адже відкривати лист чи ні людина вирішує після того, як знайомиться з заголовком.
Наприклад, «Новий час зустрічі», «Питання щодо презентації» або «Ідеї для новорічної акції». Користувач відразу має зрозуміти, що саме ви йому відправили.
4 — Вітайтеся і звертайтеся без фамільярності
«Привіт», «Хай», «Салют» — такі неформальні привітання можуть бути в спілкуванні колег, але не серед партнерів. Використовуйте «Добрий день» чи «Вітаю».
А звертайтеся до людини так, як вона вам представилася. Не називайте Ірину Миколаївну Іриною, а Дар’ю Дариною. Також не радимо вдаватися до скорочень: Олександр не Сашко, як і Вікторія не Віка.
5 — Пишіть, дотримуючись простих мовних правил
Яке враження на вас справляє ось таке повідомлення: «допоможи мені ASAp c розсилкою для клієнтів бдлск. запускаємо ацкію соски дкамі для клієнтів це треба зробити терміново, перед звітом перед інверторами»?
Повага починається з акуратності, а ділове листування — з елементарних мовних норм. Недбале повідомлення створює враження, що адресат для вас неважливий. Чи хочеться йому відповідати на таке повідомлення?
Листуючись з партнерами:
— уникайте одруківок;
— пишіть окремими реченнями;
— починайте речення з великих літер;
— використовуйте розділові знаки;
— розділяйте думки абзацами.
6 — Не розтягуйте одне повідомлення на кілька
Написати «добрий день» і замовкнути на кілька годин в очікуванні відповіді від співрозмовника. Ох, як часто таке трапляється! Але переписка — це не телефонна розмова. Золоте правило — викладати суть свого звернення в одному повідомленні.
7 — Пишіть структуровано
Якщо повідомлення хаотичне, адресатові доводиться розділяти текст на частини й здогадуватися, що саме хотів сказати відправник. Але так не повинно бути. У будь-якого тексту має бути структура: це дає змогу розставити смислові акценти й правильно донести інформацію.
Класична структура ділового повідомлення:
- 1. Вітання та/або представлення.
- 2. Виклад суті питання / завдання / звернення.
- 3. Деталі, ТЗ, докладний опис, аргументи.
- 4. СТА — заклик до дії.
- 5. У листі — підпис: ПІБ, посада адресанта, контакти для зворотного зв’язку.
8 — Пам’ятайте, що текст не завжди передає емоції
Людина правильно трактує закладену в повідомлення емоцію десь у 50 випадках зі 100. Це з’ясували вчені з Нью-Йоркського університету.
The Wall Street Journal навів приклад такої ситуації: фінансова консультантка Джилл Кампен засмутилася, коли її бос Марті Фінкл відповів на її ретельно продуманий електронний лист з проханням дати фідбек сухим «ок». Кампен вирішила, що її роботою залишилися незадоволені, а для Фінкла все було інакше: він швидко погодив добре виконану роботу й пішов далі вирішувати термінові завдання.
До чого це все? А до того, що не полінуйтеся все обдумати і правильно передати свої емоції словами. Якщо вам, наприклад, скинули якийсь важливий документ, замість простого «Дякую» напишіть «Дякую, ви мені дуже допомогли».
9 — Будьте дружніми
По той бік екрана — така ж людина, як і ви. І їй навряд чи хочеться продиратися крізь канцеляризми, щоб зрозуміти суть написаного.
Навіть про найважливіше можна говорити зрозумілою мовою. Але будьте обережні, щоб у вашому тексті все ж не було надмірної емоційності й оцінних суджень.
Уникайте:
— мовних штампів: важливо підкреслити, мати велике значення, поставити питання на розгляд, довести до відома;
— пасивного стану: нами було зроблено, клієнтом було замовлено;
— сленгових слів та англіцизмів, у значенні яких ви не впевнені.
10 — Використовуйте ділові підписи й фото
Якщо листуєтеся з особистої пошти, обов’язково потурбуйтеся про її назву. Найкраще, якщо вона міститиме ваше ім’я та прізвище. Бо кого ви собі уявите, скажімо, отримавши лист від tsukero4ka1970@gmail.com?
Якщо ж пишете у вайбері чи телеграмі, оберіть для акаунта доречне фото.
